Das Organisationshandbuch

Wir haben nun eine innovative Lösung in modernem Design.

Frank Berg, Vorsitzender des Vorstands
OSPA OstseeSparkasse Rostock

Überblick: Leistungsangebote rund um das Organisationshandbuch

Procedera ist spezialisiert auf Organisationshandbücher. Sie erhalten von uns eine moderne und anwenderfreundliche OHB-Lösung und eine strukturierte Einarbeitung von Mitarbeitern etwa in Methoden des Prozessmanagements und bei aufsichtsrechtlichen Fragestellungen (MaRisk, IKS).

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • OHB-Check: Eine detaillierte Analyse des Organisationshandbuchs
  • Entschlackung & Vereinfachung des Organisationshandbuchs
  • Einführung eines prozessorientierten Organisationshandbuchs
  • Erstellung und Modellierung von Prozessen für das Organisationshandbuch
  • Erstellung von Stellenbeschreibungen für das Organisationshandbuch
  • Auswahl & Einführung geeigneter OHB-Werkzeuge
  • Erstellung & Überarbeitung von Spezialhandbüchern (e.g. Compliance, Meldewesen, Datenschutz, IT-Sicherheit)
  • Heilung von Revisionsmoniten

Ein modernes Organisationshandbuch stellt Konzernrichtlinien prozessorientiert dar und hebt die prozessorientierte Ablauforganisation über die funktionsorientierte Aufbauorganisation.

Die Bankaufsicht schreibt das Führen eines Organisationshandbuchs (OHB) als Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) zwingend vor. Alternative Bezeichnungen lauten SfixO, Unternehmenshandbuch oder vereinfacht: Richtlinien, Konzernrichtlinien oder Regelwerk. Procedera spricht einheitlich von Schriftlich fixierter Ordnung oder Organisationshandbuch und meint dabei die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen.

Gesetzliche Anforderungen an das Organisationshandbuch

AT 5 MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) listet zudem die Pflichtinhalte eines Organisationshandbuchs detailliert auf:

  1. Regelungen für die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation sowie zur Aufgabenzuweisung, Kompetenzzuordnung und zu Verantwortlichkeiten.
  2. Regelungen zur Ausgestaltung der Risikosteuerung und des Controllings.
  3. Regelungen zur Internen Revision.
  4. Regelungen zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Vereinbarungen (Compliance)
  5. Regelungen zu Verfahrensweisen bei Auslagerungen von IT und Prozessen.

Eine prozessorientierte Visualisierung dieser Regelungen gilt aktuell als State of the Art. Diese Art der Darstellung schafft maximale Transparenz und erleichtert erforderliche Anpassungen sowie die Ermittlung von Anpassungsbedarfen beispielsweise bei Migrationen, Auslagerungen oder durch regulatorische Vorgaben.

Ein prozessorientiertes Organisationshandbuch einführen

Procedera unterstützt vor allem Banken und Sparkassen dabei, ein prozessorientiertes Organisationshandbuch einzuführen und die bestehende Schriftlich fixierte Ordnung zu modernisieren. Häufig verfügen die Institute über ein hochkomplexes Anweisungswesen, das zu viele Informationen im Detail enthält und innerhalb der Beschreibungen teilweise sogar Alternativprozesse aufzeigt. Wesentliche Zusammenhänge und mögliche Verbesserungen bleiben so verborgen. Das Unternehmen verliert an Steuerungsfähigkeit und ist gezwungen, hohe Aufwände zu treiben, um die Auswirkungen möglicher Veränderungen und Anpassungen genau zu bestimmen.

Beispiele:

  • Prozessauslagerungen: Ein prozessorientiertes Organisationshandbuch ermöglicht auf einen Blick zu erkennen, ob eine geplante Auslagerung große oder kleine Auswirkungen auf die Gesamtorganisation hat und welche Fachbereiche davon betroffen sind. Durch die Visualisierung von Abläufen legt das prozessorientierte Organisationshandbuch sämtliche Schnittstellen offen, an die der Dienstleister anknüpfen muss. Gleichzeitig lassen sich gegenüber der Aufsicht die Prozessrisiken plausibilisieren, die mit der geplanten Auslagerung einhergehen. Das schreibt AT 9 MaRisk vor.
  • Umstrukturierungen: Ein prozessorientiertes Organisationshandbuch bietet eindeutige Stellenbeschreibungen und stellt alle Beteiligten an einem Prozess übersichtlich dar. Plant das Unternehmen Umstrukturierungen beispielsweise beim Zuschnitt von Abteilungen oder die Verlagerung bestimmter Zuständigkeiten von einer in die andere Abteilung, ergeben sich aus dem Organisationshandbuch unmittelbar der Personalbedarf und die mit der geplanten Umstrukturierung verbundenen Investitions- und künftige Betriebskosten. Maßnahmen zur Personalentwicklung lassen sich zudem aus Stellenbeschreibungen sofort ableiten.

Das Organisationshandbuch bei Großprojekten anpassen

Eine besondere Herausforderung für das Organisationshandbuch stellen Großprojekte dar. Dazu gehören vor allem Migrationen und Fusionen. Große Veränderungsprojekte erfordern häufig, die vorhandene Schriftlich fixierte Ordnung abzulösen oder umfassend zu überarbeiten. Ohne ein prozessorientiert aufgebautes Organisationshandbuch drohen viele Institute, den mit dieser Umstellung verbundenen Aufwand zu unterschätzen und sich beispielsweise bei der IT-Migration eines neuen Kernbanksystems zu sehr auf Dokumentationen des Herstellers zu verlassen. Eine Neuerstellung der Schriftlich fixierten Ordnung bietet jedoch die Chance, das Organisationshandbuch von vornherein prozessorientiert aufzubauen und mit Unterstützung von Procedera geeignete Software und Methoden auszuwählen.