Prozessmanagement

Überblick: Leistungsangebote rund um Prozessmanagement

Procedera bietet mit OHB-Check und OHB-Neukonzeption zwei Basisbausteine für erfolgreiches Prozessmanagement an. Zusätzlich unterstützen erfahrene Berater bei der methodisch nachhaltigen Einführung von Prozessmanagement.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Einführung von Prozessmanagement
  • Entwicklung einer Prozessmanagement-Governance (Aufgaben, Rollen, Berechtigungen)
  • Methodenauswahl und Methodenausbildung für die Organisationsabteilung
  • Festlegung von Modellierungskonventionen für das Prozessmanagement
  • Auswahl und Einführung einer passenden Software für Prozessmanagement
  • Change Management während und nach der Einführungsphase
  • Coaching und Methodenausbildung für Prozessverantwortliche
  • Methodenauffrischung für Organisationsabteilungen
  • Vorbereitung auf Zertifizierungen und Audits

Die Bank-Organisation der Zukunft modelliert End-2-End-Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg und erleichtert damit die Unternehmenssteuerung von Banken und Sparkassen insgesamt.

Was bedeutet das praktisch? Idealerweise verfügt die Bank über hundertprozentige Transparenz bei wesentlichen Prozessen, Risiken und Kontrollen und ist in der Lage, diese direkt einzelnen Prozessen zuzuordnen. Dahinter steht eine wirksame Verbindung zwischen Prozessen und IT-Systemen im Haus. Ein BPM-Tool macht Prozesse und deren Merkmale anschließend auswertbar. In dieser Auswertbarkeit liegt das Potenzial für künftiges Wachstum. Dem stimmen nach aktuellen Studien branchenübergreifend zwischen 60 und 70 Prozent der befragten Manager zu. Mit dem bisher Erreichten sind jedoch weniger als 20 Prozent zufrieden.

Das Organisationshandbuch als Fundament für Prozessmanagement

Banken und Sparkassen bietet sich die Chance, mit der Organisationsabteilung eine im Regelfall bereits vorhandene Ressource zur Keimzelle für effektives Prozessmanagement zu machen. Ein prozessorientiertes Organisationshandbuch stellt die passende Ausgangslage dar, um die für das Prozessmanagement notwendigen Vorarbeiten zu leisten und die eigene Prozesslandschaft zugänglich für Veränderungen zu machen. Berater, die von Kundenorientierung sprechen oder davon, den Kunden in den Mittelpunkt zu rücken, meinen genau das: Prozesse als Grundbaustein für die Unternehmenssteuerung und keine Grenzziehungen, die sich an Fachabteilungsgrenzen orientierten. Damit dies gelingt, hat Procedera ein dreistufiges Modell für erfolgreiches Prozessmanagement entwickelt:

  1. Prozessorientierte Umstellung der Organisationsabteilung und methodensichere Ausbildung der Mitarbeiter, die künftig im Prozessmanagement mitarbeiten und Verantwortung tragen.
  2. Erstellung einer eigenständigen Governance für Prozessmanagement inklusive eindeutiger Aufgabenbeschreibungen und Rollendefinitionen.
  3. Auswahl und Einführung einer leistungsstarken Prozessmanagement-Suite, abgestimmt auf die vorhandene IT-Infrastruktur und angepasst an die Bedürfnisse der Organisationsabteilung.

Mehr Steuerungsmöglichkeiten durch Prozessmanagement

Dieses Vorgehen gewährleistet, dass Prozesse, IT und Mitarbeiter miteinander verknüpft sind und sich erste Mehrwerte zügig einstellen. Beispielsweise lässt sich bei entsprechenden gepflegten Prozessen und einer optimal eingestellten Software auf den ersten Blick erkennen, was passiert, wenn ein bestimmtes IT-System im Unternehmen ausfällt. Individuelle Betroffenheit, Risiken und vor allem die zu erwartenden Schäden lassen sich deutlich einfacher quantifizieren. So kommt die Bank viel schneller als bisher zu validen Annahmen etwa über Notfallszenarien oder schafft Ansätze für einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Zudem erleichtert ein funktionierendes Prozessmanagement Prüfern die Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen und vor allem deren Übereinstimmung mit Merkmalen wie der Risikokultur, die sich mit der MaRisk-Novelle 2016 zu einem maßgeblichen Prüfungsinhalt entwickelt. Schließlich schafft das prozessorientierte Anweisungswesen elementare Voraussetzungen für die bereits vor Jahren als Trendbegriff eingeführte Industrialisierung der Finanzbranche. Dazu gehören beispielsweise die Erhebung von Prozesskennzahlen zur Unternehmenssteuerung oder die Prozesskostenrechnung.

Die Einführung von Prozessmanagement optimal vorbereiten

Procedera empfiehlt, die Einführung von Prozessmanagement mit Change-Maßnahmen und einem übergeordneten Chance Management zu begleiten. Der Grund: Neben die in vielen Unternehmen etablierte Disziplinarverantwortung tritt dann die Prozessverantwortung. Häufig kommt es dabei zu Missverständnissen und Reibungen, da Prozessverantwortliche insbesondere bei Prozessanpassungen vermeintlich in den Hoheitsbereich disziplinarisch Verantwortlicher eingreifen, wenn die veränderten Arbeitsanweisungen kommuniziert werden. Umgekehrt müssen sich Mitarbeiter daran gewöhnen, dass mehr als nur ein Ansprechpartner sie mit Informationen und Anweisungen für die eigene Arbeit versorgen. Dieser Kulturwandel lässt sich erfahrungsgemäß nicht völlig frei von Widerständen bewerkstelligen. Tatsächlich liegt die Quote erfolgloser Veränderungen in Unternehmen seit den 70er Jahren auf konstant hohem Niveau.