Die Ostseesparkasse Rostock sah sich vor einiger Zeit einem in der Bankenwelt allgegenwärtigen Problem gegenüber: eine über Jahre gewachsene Struktur des Organisationshandbuchs in mehreren technologisch veraltetete Systemen, eine unübersichtliche Gliederung und eine Vielzahl von Dokumenten.

„Procedera hat uns ein ganzheitliches Konzept für das Anweisungswesen geliefert, mit dem wir hochzufrieden sind. Die Prozesse wurden enorm entschlackt und die Anwenderfreundlichkeit ist deutlich verbessert.“

Uta Gaedeke, Sachgebietsleitung Anwendungsbetreuung, OSPA OstseeSparkasse Rostock

Prozessorientierung trifft auf Anwenderfreundlichkeit

Mit der Überarbeitung des kompletten Organisationshandbuchs der Ostseesparkasse Rostock setzt das Institut konsequent auf klare Strukturen, moderne Technik und effiziente Prozesse zur Pflege aller Handbücher.

Als regionaler Allfinanzanbieter sah sich die OSPA OstseeSparkasse Rostock mit einer über Jahre gewachsenen Struktur des Organisationshandbuchs in mehreren technologisch veralteten Systemen, einer unübersichtlichen Gliederung und einer Vielzahl von Dokumenten konfrontiert. Hierdurch entstanden erhebliche Aufwände für die Pflege und vor allem für die zeitintensive Suche von Inhalten. Dies galt es zukunftsweisend anzupassen:

  • Stärkung der Prozessorientierung
  • Entschlackung der Dokumentenfülle
  • Anwenderfreundliche Bedienung

Um eine qualifizierte Einschätzung über die inhaltliche Qualität aller OHB-Inhalte und einen vollständigen Überblick über Handlungsbedarfe und Optimierungspotentiale zu erhalten, wurde zunächst ein OHB-Check durchgeführt. Hier erfolgte in nur drei Wochen eine detaillierte Experteneinschätzung zu allen Facetten des OHBs.

Darauf aufbauend wurde eine Konzeptionsphase aufgesetzt. Dabei wurde zunächst eine neue Softwareplattform ausgewählt, wofür die spezifischen Anforderungen der OSPA aufgenommen und bewertet wurden. Die Auswahl fiel im Sinne der Kernforderung nach einer innovativen Lösung im modernen Design auf das Prozessmanagement-Tool Signavio.

Daraufhin erfolgte die vollständige Implementierung der neuen Plattform, die Durchführung der notwendigen Schulungsmaßnahmen und die Abstimmung der Nutzungskonventionen.

Zur Stärkung der Prozessorientierung in der OSPA wurden die zukünftigen Redaktionsstrukturen entwickelt und ein klares Rollenverständnis der beteiligten Mitarbeiter herausgearbeitet. So wurden Redaktionsteams aus den fachlichen Prozessverantwortlichen den Prozessmanagern als „Hüter der Struktur“ und den Prozessbeteiligten je Fachthema gebildet.

Die erarbeiteten neuen Strukturen der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) beinhalten folgende Aspekte:

  • Prozessorientierung
  • Strukturierung komplexer Inhaltszusammenhänge
  • Intuitive Auffindbarkeit von Inhalten, unterstützt durch eine performante Suchfunktionalität
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Hohe Anwenderfreundlichkeit
  • Reduzierung des Pflegeaufwands
  • Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen aus den MaRisk
  • Verbesserung der Steuerungsmöglichkeiten des Managements

Nun konnte ein erster Pilot-Themenbereich unter ganzheitlicher Betrachtung aller Prozessbeteiligten exemplarisch abgebildet werden. Nach positiver Abnahme der Ergebnisse der Konzeptions-
und Pilotphase konnte sofort mit der Umsetzungsphase gestartet werden.

So werden sämtliche Inhalte des OHBs prozessorientiert in die neue Struktur überführt. Hierbei wird die OSPA durch Procedera in die Lage versetzt, die damit verbundenen Aufgaben der Moderation und Prozessmodellierung in allen Redaktionsteams sukzessive in Eigenregie durchzuführen.

Bei der Überführung in die neuen Strukturen wird dabei darauf geachtet, Ad Hoc Optimierungsmöglichkeiten sofort zu heben und Anweisungen zu verschlanken. Umfangreichere Optimierungsnotwendigkeiten werden aufgenommen und später nach Beendigung der Umsetzungsphase aufgegriffen.

Durch die Berücksichtigung der Risiken und Kontrollen an den Prozessen wird das interne Kontrollsystem zugleich systematisiert abbildbar.

Eine laufende Qualitätssicherung und ein professionelles Projektmanagement durch Procedera sichern den Projekterfolg im Rahmen eines eng gesetzten Zeitplans.

Download: Erfahrungsbericht OstseeSparkasse Rostock