Prozessmanagement und OHB-Technik verzahnen

Ein Artikel von Claudia Junker  |  E claudia.junker@procedera.de  |  T +49 30 860 08 22-0

Drum prüfe, wer sich ewig bindet: BPM-Software nimmt der Bank-Organisation viele Aufgaben ab und unterstützt die Abteilung im Tagesgeschäft. Worauf es bei der Auswahl der richtigen Software ankommt.

BPM-Software

Vernetzung heißt eines der großen Themen in der Bank-Organisation. Gut aufgestellt ist, wer bereits prozessorientierte Organisationshandbücher (OHB) pflegt und so zur hausinternen Vernetzung von Ansprechpartnern beiträgt. Im Fokus steht der Prozess. Doch bei der Auswahl des richtigen BPM-OHB-Doppelpacks müssen weitere Funktionalitäten gewährleistet sein.

90607835

Portalfunktionalität und Freigabe-Workflow gehören zu den entscheidenden Leistungsmerkmalen bei der Einführung eines für Orga-Themen geeigneten BPM-Tools (Business Process Management). Das Portal lässt sich grundsätzlich sowohl durch die BPM- als auch eine ergänzende OHB-Umgebung abbilden, je nachdem, welches das führende Werkzeug werden soll. Falls sich die Bank für ein BPM-Werkzeug als führende technische Grundlage entscheidet, sollten neben der unbedingt verfügbaren Funktion für Freigabe-Workflows möglichst viele der folgenden Kriterien bei der Softwareauswahl erfüllt sein.

Softwareauswahl: Übersichtlichkeit entscheidet

Die ideale BPM-Software verfügt über eine einfach gehaltene Benutzeroberfläche, die durch ein intuitives „Look and Feel“ überzeugt und verschiedene Bedienmöglichkeiten anbietet. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsstilen Zugang zur Software und den abgebildeten Informationen finden, damit alle Arbeiten effizient und zielgerichtet erfolgen können. Methodisch gilt ebenfalls das Ziel möglichst großer Flexibilität: Bei der Notation des Modellierungswerkzeugs für die Prozesse geht es vor allem um die Verständlichkeit der grafischen Prozessdarstellung sowie der zur Verfügung stehenden Elemente. Hierarchische Ebenen eines Prozessmodells sollten sich per Mausklick erreichen lassen. Neben der Prozesslandkarte gehören die Beschreibung von Funktionalitäten, Abbildung von Unternehmensstrukturen und die Erstellung aussagekräftiger Reports zu den wesentlichen Auswahlkriterien für BPM-Software.

Freigabe und Veröffentlichung einfach regeln

Herzstück jeder BPM-Lösung für Orga-Themen ist die Prozesserstellung und der damit verbundene Freigabeprozess vor einer Veröffentlichung im Organisationshandbuch. Erstellte Prozessbilder müssen sowohl fachlich als auch methodisch überprüft und durch einen feststehenden Überprüfungsprozess laufen. Die BPM-Suite sollte diesen Prozess funktional unterstützen und beteiligte Personen idealerweise selbständig in die Freigabe einbinden, sobald der Freigabeprozess angestoßen worden ist (prüfen, genehmigen, freigeben). Bei der Veröffentlichung sollten möglichst viele verschiedene Möglichkeiten bestehen, einem festgelegten Nutzerkreis freigegebene Inhalte zur Verfügung zu stellen sowie das ebenso leichte Auffinden dieser Inhalte. Dies lässt sich beispielsweise gewährleisten, wenn Ausgabeformate wie HTML oder Dateiexporte zur Verfügung stehen, um das Material in eigens entwickelten Portalen auszugeben. Einige Banken nutzen diese Möglichkeit, falls bereits eine etablierte Portallösung existiert, die nur eines frischen technischen Unterbaus bedarf.

Bedienung: Revisionssicheren Komfort sicherstellen

Keinesfalls fehlen darf eine Versionierung, um relevante Zwischenstände abzuspeichern und bei Prüfungen gegebenenfalls die Einhaltung von Compliance-Vorschriften zu bestimmten Stichtagen belegen zu können. Dies schafft zudem mehr Sicherheit für die Mitarbeiter, da diese sich darauf verlassen können, nur mit tatsächlich aktuellen Inhalten zu arbeiten. Steigt die Bereitschaft zur intensiven Arbeit mit der BPM-Software, steigt auch die Produktivität. Heutige BPM-Tools verfügen zudem über Analysen, die auch bei Orga-Themen von großem Nutzen sein können. Dahinter steckt die Aufarbeitung von Informationen über standardisierte Templates (Dashboards), die sich etwa für das Kennzahlenmanagement oder die Prozesskostenrechnung nutzen lassen – Instrumente, die in der Industrie längst gang und gäbe sind, in vielen Banken jedoch häufig erst jetzt vor dem Durchbruch stehen. Zu einem optimalen Analyseergebnis tragen zudem Suchfunktionen und eine komfortable Druckfunktion bei, falls doch mal über ein elektronisches Medium hinaus mit den Prozessen und Analysen gearbeitet werden soll.

Sicherheit und Wirtschaftlichkeit bei der Softwareauswahl beachten

In der Praxis hat sich darüber hinaus bewährt, BPM-Werkzeuge einzusetzen, die auf anweisungsrelevante Inhalte verlinken können. Dazu gehören beispielsweise Formulare oder Datenbanken. Zum Funktionsumfang sollten auch Schnittstellen zur OHB-Software gehören, damit beim Einsatz von mehr als einem System keine redundante Datenhaltung auftritt. Sicherheitsaspekte in diesem Zusammenhang betreffen vor allem die Zugriffsrechte. Ein modernes Rechtemanagement beherrscht unterschiedliche Berechtigungen für Rollen und Stellen im Unternehmen. Technisch betrifft dies in der Regel Lesen, Schreiben, Freigeben und Administrieren.

Abschließend ist zu prüfen, inwieweit bestehende Verträge und die Vielzahl am Markt verfügbarer Lizenzmodelle die Entscheidung für oder gegen ein BPM-Werkzeug beeinflussen. Die Einschätzung umfasst regelmäßig auch die Kriterien Testumgebung, verfügbare Module und hier insbesondere das Thema Erweiterbarkeit, sowie Wartung und Service. Mit der MaRisk-Novelle 2016 spielt zudem die Art der Bereitstellung eine Rolle. Cloud-Lösungen unterliegen möglicherweise den Regelungen von AT 9 MaRisk und müssen entsprechend mit Risiken und Kontrollen hinterlegt werden.

Marktüberblick 2016

Nach den oben beschriebenen Kriterien hat Procedera einen Überblick über BPM- und OHB-Werkzeuge sowie Anwendungen für das Projektmanagement erstellt. Banken und Sparkassen erhalten das Dokument kostenfrei per Mail an studien@procedera.de. Der aktuelle Marktüberblick erscheint am 23. Juni 2016.

Illustrationen: fotolia – Gina Sanders (Headermotiv)

Wir rufen Sie gern zurück.

Hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Rufnummer. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Ich habe die Hinweise zum Datenschutz gelesen und erkläre mich mit Absenden des Formulars mit diesen einverstanden.


Das könnte Sie auch interessieren

Prozessmanagement ist ein Goldschatz.

Digitale Transformation und steigende regulatorische Anforderungen – das sind die Herausforderungen, denen sich Bankorganisatoren heute stellen müssen, um ihr Haus in die Zukunft zu bringen. 

Artikel lesen

Veränderung aus eigener Kraft

Schlagkräftige Organisation: Viele Fachbereiche sind methodisch und technisch nicht mehr auf der Höhe der Zeit, um die Veränderungen in der Bank zu steuern - und vor allem: aktiv anzustoßen. Ergebnisse einer Studie zu entschlackten Organisationsrichtlinien.

Artikel lesen

Aktuelle Handlungsfelder für deutsche Retail Banken

Banken müssen mehr investieren: Die Veränderungen für deutsche Banken und Sparkassen sind vielfältig. Vor allem Regulierung und Digitalisierung verlangen nach Investitionen.

Artikel lesen

Veränderung ist immer!

Auf den Zug des Wandels aufspringen: oder am Bahnhof der Erinnerung zurückbleiben. Vor diesen beiden Alternativen stehen Führungskräfte in der VUCA-Welt. Ilja Grzeskowitz über immer währenden Change.

Artikel lesen

Quarterback für das agile Team

Führungskräfte im Fokus: Agile Teams zu führen ist anspruchsvoll. Sie brauchen viel gestalterischen Spielraum und eine Führungskraft, die den Rücken freihält.

Artikel lesen

Vom Klickpfad zum Dashboard

Rollenbasierte Prozessmodelle: BPM-Tools ermöglichen prozessorientierte Organisationshandbücher. Stufe 2: eine alternative OHB-Philosophie - mit rollenbasiertem Prozessmodell.

Artikel lesen

Wenn Banken Prozesse mit Kultur verwechseln

Ein Prozess ist ein Prozess: Kultur lässt sich nicht verordnen. Wer Prozesse erfindet, schriftlich fest hält und in Zielvereinbarungen hinein schreibt - der verschwendet seine Zeit. Man geht die Extrameile freiwillig- oder gar nicht.

Artikel lesen

Unser Produkt hat Methode

Hüter der Struktur: Die comdirect bank als Innovator imP rivatkundengeschäft setzt auf prozessorientierte Organisation. Fachlich dezentral - methodisch zentral. So steuert die Bank ihre internen Prozesse.

Artikel lesen

Standards für die Prozessmodellierung

Nutzen und Grenzen: Sinnvolle Modellierungskonventionen berücksichtigen, wie Prozessmodelle mit anderen Inhalten verbundenen werden. BPMN bietet dafür einen bereits seit 2004 etablierten Standard.

Artikel lesen

Ziele entstehen im eigenen Kopf

Grenzen und Spielfelder aufzeigen: Gute Führungskräfte geben klare Ziele vor. Gleichzeitig lassen sie den Mitarbeiten genügend Spielraum. Auf das "wie" kommt es an, nicht auf das "ob".

Artikel lesen

Organisatoren können nicht alles alleine machen

Prozesse sind Gemeinschaftswerk: Prozesse & Prozessmanagement: Bank Organisatoren übernehmen Steuerungsfunktionen und die Fachbereiche liefern das erforderliche Know-how.

Artikel lesen

Prozessmanagement und OHB-Technik verzahnen

Drum prüfe, wer sich ewig bindet: BPM-Software nimmt der Bank-Organisation viele Aufgaben ab und unterstützt die Abteilung im Tagesgeschäft. Worauf es bei der Auswahl der richtigen Software ankommt.

Artikel lesen

Alltägliches setzt Organisationsentwicklung matt

Viele Banken fahren mit angezogener Handbremse: Stiefkind Organisationsentwicklung:
Aufgaben im Bankbetrieb hindern Organisationsabteilungen an der gezielten Verbesserung von Prozessen.

Artikel lesen

Zukunft gemeinschaftlich gestalten

Zukunft heißt wollen: Wer sich nur mit der Gegenwart beschäftigt, lässt sich treiben. Doch die Bank von morgen muss aktiv gestalten - Zeit für eine neue Vertrauenskultur in der Finanzbranche.

Artikel lesen

Teamprobleme selbst beheben

Führung & Konflikt sind eng verwoben: Gute Führungskräfte verfügen über Soft-Skills und Methodenwissen, um bei Problemen den Knoten zu durch schlagen. Der erste Teil einer Serie stellt die "ErgebnisfokussierteKlärung" vor.

Artikel lesen

Projektmanagement: Aufgabenvielfalt erfordert methodische Entwicklung

Renaissance der Bank-Organisation: Studie: Organisationsabteilungen deutscher Banken übernehmen immer mehr Steuerungsaufgaben aus den Fachbereichen.

Artikel lesen

Darum scheitern Top-Teams

Nehmen Sie die Leute, wie sie sind: Eins plus Eins = Zwei? Die Zusammenstellung von Top-Teams ist mehr als die Addition verschiedener Kompetenzen. Fünf Erfolgsfaktoren für Spitzenteams.

Artikel lesen

Vorbild Industrie 4.0: OHB- & BPM-Software

Auf in die prozessorientierte Zukunft: Bank-Organisation: Kreditinstitute lösen die funktionsorientierte Aufbauorganisation durch eine prozessorientierte Ablauforganisation ab.

Artikel lesen

Haben Banken eine Chance zum Change?

Veränderung: Treibsand im Tal der Tränen Organisatorischer Wandel krempelt Banken um

Artikel lesen

Neue Rollen durch steigende Komplexität

Komplexe Prozesse erdrücken die Banken: Compliance, IT und Fachlichkeit steigern die Komplexität von Prozessen enorm. Eine prozessorientierte Ablauforganisation schafft Abhilfe.

Artikel lesen

Die Bank-Organisation schafft Innovationen

"Mehr Chancen als Risiken" IT treibt maßgeblich Innovationen im Bankenmarkt. Das nötige Prozessmanagement übernimmt jedoch eine methodenstarke Bank-Organisation.

Artikel lesen