Standards für die Prozessmodellierung

Ein Artikel von Prof. Dr. Thomas Allweyer  |  E info@kurze-prozesse.de  

Nutzen und Grenzen: Sinnvolle Modellierungskonventionen berücksichtigen, wie Prozessmodelle mit anderen Inhalten verbundenen werden. BPMN bietet dafür einen bereits seit 2004 etablierten Standard.

Nutzen und Grenzen

Nach wie vor werden ganz unterschiedliche Darstellungsformen für die Modellierung von Geschäftsprozessen genutzt. Mit BPMN steht eine standardisierte Notation zur Verfügung, die seit ihrer ersten Veröffentlichung im Jahr 2004 eine rasante Verbreitung erlebt hat. Zwischenzeitlich wurde sie um weitere Standards für das adaptive Fall-Management und zur Dokumentation von Entscheidungsregeln ergänzt. Der sinnvolle Einsatz dieser Notationen erfordert die Festlegung geeigneter Modellierungskonventionen für den jeweiligen Einsatzzweck. Hierbei sollte auch geklärt werden, wie die Prozessmodelle mit anderen Inhalten verknüpft werden, wie beispielsweise die Aufbauorganisation oder die Dokumentation von Risiken und Kontrollen.

thomas allweyer

Sieht man sich in der Praxis um, wie Prozesse modelliert werden, so findet man unter anderem ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK), proprietäre Notationen unterschiedlicher Modellierungswerkzeuge und verschiedene Varianten von Flowchart-Diagrammen, zum Teil mit individuellen Erweiterungen und Anpassungen. Diese Methodenvielfalt behindert die Kommunikation und erschwert ein durchgängiges Prozessmanagement, denn häufig werden auch innerhalb eines einzigen Unternehmens parallel mehrere unterschiedliche Notationen eingesetzt. Nicht zuletzt daraus ist die hohe Popularität zu erklären, die „Business Process Model and Notation“ (BPMN) als internationaler Standard gewonnen hat. Er wird heute von fast allen Prozessmodellierungswerkzeugen unterstützt. In der BPMN-Spezifikation ist festgelegt, was die verschiedenen Symbole bedeuten, so dass weniger Spielraum für unterschiedliche Interpretationen bleibt. Auch in der Hochschullehre hat diese Notation zwischenzeitlich ihren festen Platz gefunden. Neue Mitarbeiter verfügen somit immer häufiger über BPMN-Kenntnisse und können problemlos mit den vorliegenden Modellen umgehen.

Technisch ausgelegte Prozessmodellierung

Verschiedentlich wird kritisiert, dass die BPMN zu umfangreich und komplex sei. Und in der Tat umfasst der Standard eine Vielzahl von speziellen Elementen, die für eine verständliche Prozessdokumentation aus fachlicher Sicht nicht erforderlich sind. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass diese Notation nicht nur fachliche Prozessbeschreibungen ermöglicht, sondern auch technisch ausgerichtete Prozessmodelle, die von der Process Engine eines Workflow- oder BPM-Systems direkt ausgeführt werden können. BPMN hat auch explizit den Anspruch, eine gemeinsame Sprache für Business und IT darzustellen. Und auch wenn sich fachliche Prozessbeschreibungen und ausführbare Modelle meist hinsichtlich Detaillierungsgrad und technischen Angaben unterscheiden, so erleichtert die Nutzung einer gemeinsamen Notation die Umsetzung der Anforderungen des Business, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Die Grundelemente der BPMN sind meist ohne weiteres verständlich, da sie bekannten Flowchart-Notationen ähneln: Aktivitäten werden als abgerundete Rechtecke dargestellt, Verzweigungen als Rauten. Die Aktivitäten können je nach ausführender Rolle oder Organisationseinheit in unterschiedliche Bahnen eingeordnet werden – häufig als „Swimlanes“ bezeichnet.

Wer die Prozesslogik etwas genauer darstellen möchte, kann die Prozessmodelle um verschiedene Arten von Ereignissen ergänzen, die beispielsweise das Eintreffen einer Nachricht oder den Ablauf einer Zeitspanne repräsentieren. Auch die Interaktion unterschiedlicher Prozesse lässt darstellen, was insbesondere hilfreich ist, wenn das Zusammenspiel mit Geschäftspartnern modelliert werden soll.

Neue Standards im BPMN-Umfeld

Es empfiehlt sich, eine unternehmensspezifische Auswahl aus der BPMN-Palette zu treffen, die den jeweiligen Modellierungszwecken gerecht wird. Da es oftmals unterschiedliche Möglichkeiten gibt, bestimmte Sachverhalte darzustellen, ist es außerdem hilfreich, aus der Modellierungspraxis heraus Empfehlungen zu entwickeln und in als Best Practices zur Verfügung zu stellen. Weitere Festlegungen, die in Form von Modellierungskonventionen festgehalten werden sollten, betreffen etwa Regeln für die Hierarchisierung oder die Benennung von Elementen. Dies sollte jedoch nicht übertrieben werden. Kleine Sammlungen mit empfehlenswerten Beispielen sind hilfreicher und werden eher beachtet als dicke Konventionen-Handbücher.

In jüngerer Zeit sind im Umfeld der BPMN zwei weitere Standards entstanden: „Case Management Model and Notation (CMMN)“ für das adaptive Fall-Management, sowie „Decision Model and Notation (DMN)“ zur Modellierung von Entscheidungsregeln. CMMN adressiert schwach strukturierte, wissensintensive Abläufe, bei denen sich im Vorhinein gar keine genaue Reihenfolge festlegen lässt. Diese ergibt sich erst während der Durchführung aufgrund der jeweiligen Fall-Spezifika.

Ein Beispiel ist der Prozess zur Finanzierung komplexer Projekte. Dabei ist jeder Fall anders und erfordert eine individuelle Behandlung. Mit Hilfe von CMMN lassen sich einzuhaltende Rahmenbedingungen, benötigte Informationen etc. für solche Fallbehandlungen beschreiben. Obwohl sich in jedem Unternehmen viele derartige schwach strukturierte Prozesse finden, hat sich CMMN bislang noch nicht in größerem Umfang durchsetzen können – wohl auch, weil die Darstellungen weniger intuitiv als BPMN-Modelle sind.

Im Gegensatz dazu stößt DMN auf ein deutlich größeres Interesse in der Praxis. Sie dient der Dokumentation komplexer Entscheidungsregeln innerhalb von Prozessen. So müssen etwa für eine Kreditvergabe eine Reihe von Regeln beachtet werden. Da diese Regeln weitgehend unabhängig vom eigentlichen Prozessablauf sind und sich auch häufiger ändern, ist es sinnvoll, sie in einem eigenen Modell zu beschreiben. Im BPMN-Prozessmodell wird dann lediglich auf das auszuwertende Regelwerk verwiesen. Das Ergebnis der Regelauswertung kann dazu führen, dass im Prozess ein bestimmter Pfad eingeschlagen wird – etwa zur Erstellung des Kreditvertrages, oder aber zu einer Ablehnung. In DMN-Modellen können Entscheidungen strukturiert und im Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Regelungen und benötigten Informationen dargestellt werden. Die eigentliche Entscheidungslogik wird in Form von Entscheidungstabellen abgebildet.

Notationen für Aufbauorganisation und Risiken

Neben den Informationen, die von den genannten Standards abgedeckt werden, gibt es noch eine Reihe weiterer Aspekte, die häufig im Zusammenhang mit den Geschäftsprozessen dokumentiert werden sollen. Hierzu gehören unter anderem die Einbettung der Prozesse in die Aufbauorganisation, die zur Unterstützung verwendeten Informationssysteme und die Risiken, die in einem Prozess auftreten können. Für diese Aspekte gibt es jeweils eigene Notationen und Darstellungen, die im Sinne einer integrierten Unternehmensarchitektur miteinander verknüpft werden sollten. Die verschiedenen Modelltypen stellen dann jeweils unterschiedliche Sichten auf das Unternehmen dar (vgl. Abb. 1).

Abbildung 1 BPMN Modellierung

Abb. 1: Verschiedene Sichten auf eine integrierte Unternehmensarchitektur

Unterstützt das verwendete Modellierungswerkzeug eine derartige integrierte Modellierung, dann lässt sich leicht herausfinden, an welchen Geschäftsprozessen eine bestimmte Organisationseinheit beteiligt ist, oder welche IT-Systeme von der Änderung eines bestimmten Prozesses betroffen sind.

Da sich im Gegensatz zur eigentlichen Prozessmodellierung für die meisten anderen Sichten noch keine einheitlichen Standard-Notationen etabliert haben, unterscheiden sich die verschiedenen Modellierungswerkzeuge oft ganz erheblich hinsichtlich der abgedeckten Architektur-Sichten, der Ausdrucksmächtigkeit der enthaltenen Notationen und der Verknüpfungsmöglichkeiten mit Prozessmodellen. Dies ist bei der Auswahl des geeigneten Modellierungstools zu berücksichtigen. Am besten kann man die jeweiligen Möglichkeiten beurteilen, wenn man im Rahmen von Teststellungen kleinere Beispiele aus dem eigenen Haus mit unterschiedlichen Werkzeugen modelliert.

Mehr zum Thema

Aktuelles zum Thema Prozessmanagement und -modellierung findet sich im Blog des Autors: www.kurze-prozesse.de.

Eine umfassende Einführung in BPMN bietet das in der dritten Auflage vorliegende Buch „BPMN 2.0 Business Process Model and Notation – Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung“ (www.kurze-prozesse.de/bpmn-buch/).

Vom Autor liegt zudem eine Studie zur Integration von BPMN-Prozessmodellen mit anderen Inhalten einer Unternehmensarchitektur vor. Sie steht zum kostenlosen Download zur Verfügung: www.kurze-prozesse.de/2014/12/02/bpmn-tools-schwaecheln-bei-der-unternehmensmodellierung-studie-zum-download/

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