Home Praxiswissen OHB-Projekte: Die richtige Umsetzung
bankorganisation, organisationsentwicklung

OHB-Projekte: Die richtige Umsetzung

Junker_Claudia_web_NEUES CI

Wer das bestehende Organisationshandbuch analysiert und eine belastbare Konzeption oder Neuausrichtung des Handbuchs für die Zukunft entwickelt hat, steht bereits gut da. Doch auch die spätere Umsetzung birgt Stolperfallen, die Projektleiter unbedingt kennen sollten. Eine der wesentlichen Stellschrauben: eine realistische Zeitvorstellung. Bis zu 1,5 Jahre nimmt die OHB-Umsetzung in Anspruch, wenn die Prozesse in einem Atemzug mit optimiert werden sollen. Lesen Sie Teil 3 der Praxisreihe.


Nach der OHB-Konzeption

Im ersten Schritt erstellt das Projektteam einen groben Projektplan. Doch anders als möglicherweise von klassischer Projektplanung gewohnt: es lohnt sich nicht, sämtliche Zeitaufwände zu hinterlegen, da OHB-Projekte erfahrungsgemäß häufigen Änderungen und Anpassungen unterliegen. Eine „agile Unschärfe“ in der Planung sollte daher niemanden davon abhalten, das Projekt zu beginnen, solange ungefähre Zeiträume abgesteckt und essentielle Meilensteine definiert sind. Denn diese Rahmenbedingungen sind entscheidend, wenn es darum geht, das Gesamtprojekt mit beteiligten Fachbereichen und anderen Projekterfordernissen im Haus abzustimmen.

Genug Zeit für den Freigabe-Workflow einplane

Der Freigabe-Workflow gilt als die Mutter aller Prozesse. Dieser Prozess beansprucht häufig sehr viel Zeit, da je nach Kultur des Hauses mit mehreren Rückgabeschleifen zu rechnen ist. Im Zweifelsfall braucht das Umsetzungsteam dann ein geeignetes Instrument, um den Gordischen Knoten zu durchschlagen. Bewährt haben sich Eskalationsstufen, die vorab implementiert werden. Doch als Allheilmittel funktionieren sie nicht – es reicht nicht aus, einfach zu eskalieren, nur weil man auf ein Hindernis stößt. Erfolgreiche Projektteams führen deshalb regelmäßig Workshops durch, um bestehende Projektrisiken zu bewerten und möglicherweise neu auftretende zu identifizieren.

In solchen Workshops lassen sich auch Bedingungen für eine eventuell notwendige Eskalation festlegen. Dabei geht es – bildlich gesprochen – um eine kontrollierte Sprengung und nicht die nukleare Option. Entscheidend ist, Verbindlichkeit auch über die Ausnahmesituation herzustellen und klarzumachen, wie mit auftretenden Schwierigkeiten umgegangen werden soll. Workshops lassen sich zudem als ad hoc Forum einsetzen, um kurzfristig Absprachen zu treffen, sich gegenseitig zu informieren und auch außerfachliche Themen zu besprechen. Denn erfahrungsgemäß erzeugt ein großes Veränderungsprojekt bei den Mitarbeitern auch große Emotionen. Diesen Druck müssen die Projektverantwortlichen regelmäßig überprüfen, damit das Projekt rund läuft.

Durchsetzungsstarke Projektleiter sind gefragt

Mit Umsetzungsstart empfiehlt sich, das Projektteam zu vergrößern. Jetzt tritt das Projekt in eine gewisse Widerstandsphase ein, zumindest ist jetzt, wo die Baustelle im Unternehmen sichtbar wird, verstärkt mit Widersprüchen und Enttäuschungen zu rechnen. Schließlich wird das Organisationshandbuch teilweise vollständig neustrukturiert, gewohnte Arbeitsabläufe verändern sich und möglicherweise entstehen Abhängigkeiten oder vermeintliche Mehraufwände, die nicht von jedem sofort eingesehen werden. Deswegen ist es zwingend erforderlich, einen erfahrenen Projektleiter mit der OHB-Umsetzung zu betrauen. Es kommt auf Standfestigkeit und Durchsetzungsvermögen an, aber auch auf Qualitäten im Change Management. Schließlich geht es nicht darum, eine Maschine neu zu programmieren, obwohl die Prozessmodellierung häufig diesen Anschein erweckt.

Tatsächlich verändert das Projektteam das Unternehmen insgesamt, einzelne Arbeitsplätze und möglicherweise sogar Grenzziehungen zwischen Abteilungen. Das erfordert Fingerspitzengefühl und die nötige Portion Selbstreflexion – denn der Projektleiter ist Teil des Systems, das er verändert. Aus diesem Grund kann sich auszahlen, einen externen Projektleiter zu verpflichten, der auf interne Störgeräusche oder gar politische Ränkespiele keine oder zumindest weniger Rücksicht zu nehmen braucht. Organisatoren bietet sich in dieser Gemengelage die Chance, nachhaltiges Know-how im Prozessmanagement aufzubauen. Sie können dann nahtlos an die Arbeit eines externen Projektleiters anschließen und dafür sorgen, dass einmal implementierte Vorgehensweisen dauerhaft Bestand haben.

Projektleiter vom Tagesgeschäft befreien

Ob interner oder externer Projektleiter – unbedingt muss die für das Projekt verantwortliche Person vom Tagesgeschäft befreit werden. Als Mitglied einer dem Tagesgeschäft verpflichteten Organisationseinheit räumen selbst gut ausgebildete Projektleiter, die diese Falle eigentlich kennen, eher dem vermeintlich brennenden Abteilungsthema eine hohe Priorität ein als dem Projektgeschehen selbst. Die Folge: Projektmitglieder stehen plötzlich ohne Aufgaben da, Entscheidungen werden nicht getroffen und die gesamte Abarbeitung gerät ins Stocken. Vor allem in agilen Projektteams kommt es dadurch zu zeitlichen Verzögerungen und qualitativen Einbußen. Im schlimmsten Fall muss das OHB-Projekt abgebrochen werden – ein Effekt, der in der Organisationslehre bereits gut erforscht ist.

Zahlreiche der für das Scheitern von Projekten identifizierten Kriterien treffen im besonderen Maße auf OHB-Projekte zu, gerade weil diese intensiv auf die Gesamtorganisation ausstrahlen. Aus dem gleichen Grund sollte das Projektteam auch nicht nur aus Mitgliedern oder gar Projektleitern aus der bestehenden OHB-Redaktion bestehen. Das motiviert dazu, aus der ohnehin unvermeidlichen Irritation nicht das bestmögliche Ergebnis herauszuholen. Viele gestandene Organisatoren neigen dazu, technologische Weiterentwicklung seit der letzten OHB-Konzeption nicht ausreichend zu würdigen. Oder, was oft geschieht, weder die neue Technik noch die dahinterstehende Methodik optimal einzusetzen. So finden sich in vielen der gerade erst neu aufgesetzten Organisationshandbücher noch Versatzstücke aus der alten Welt, wie Gliederungsnummern, inko-Verzeichnisse, an den falschen Stellen eingesetzte Metadaten oder Blocktexte.

Nachhaltige OHB-Umsetzungen gewährleisten

Sind diese Klippen jedoch alle umschifft, steht einer Projektübergabe des neuen Anweisungswesens in den laufenden Betrieb kaum noch etwas entgegen. Diesen letzten Schritt als eigenständigen Meilenstein mit etwa zwei bis fünf Wochen zu planen, hat sich bewährt. Insbesondere bei Neueinstellungen oder veränderten Aufgabenverteilungen müssen die Mitarbeiter zunächst lernen, das Organisationshandbuch optimal zu pflegen. Und da jedes Programm nur so gut sein kann wie die Kollegen, die es bedienen, lohnt sich eine ausreichend lange Ausbildungszeit doppelt: Frustrationserlebnisse bleiben aus, wenn das neue Tool bedient wird, und der implementierte Funktionsumfang wird umfänglich ausgenutzt. Das ist schließlich auch eine Frage der Wirtschaftlichkeit.


Das Wesentliche konsequent erfassen und modern vermitteln

Die Commerz Real, einer der größten deutschen Asset- und Finanzmanager, plante, ihr gewachsenes Anweisungswesen auf eine prozessuale, zeitgemäße Darstellungsweise umzustellen.

Hierfür setzte das Unternehmen auf eine technologische Plattform aus einem Microsoft Share Point basierten Portal für die Rahmenwerke und dem Prozesseditor der Firma Signavio.
Um eine effiziente Umsetzung des Vorhabens sicherzustellen, wurde die Firma Procedera Consult GmbH mit der externen Begleitung der Projektumsetzung beauftragt.

Hierbei galt es, das bestehende Anweisungswesen zukunftsweisend anzupassen hinsichtlich:

  • Prozessorientierung im Unternehmen
  • Entschlackung der bestehenden Anweisungsinhalte
  • Aufsichtsrechtlicher Anforderungen, insbesondere MaRisk und InvMaRisk
  • Neuaufnahme bisher nicht dokumentierter, jedoch relevanter Prozesse

Ein modernes Anweisungswesen als Resultat ganzheitlicher Prozessaufnahmen

Zu Beginn des Projektes wurde ausgehend von vorhandenen Prozessmanagementgrundsätzen der Commerz Real gemeinsam mit den Fachbereichen ein einheitliches Modellierungsvorgehen entwickelt. Dies sollte für die anstehende Umsetzungsphase eine systematische Herangehensweise ohne Nachadjustierungsbedarf sicherstellen.

Parallel wurde exemplarisch anhand eines Leistungsbereichs der Commerz Real Gruppe das bestehende Anweisungswesen vollständig aufgenommen. Hieraus wurden die zu überführenden Prozesse anhand eines mit der Geschäftsleitung und den Fachbereichen abgestimmten Kriterienkatalogs bestimmt und festgelegt, welche überbordenden Inhalte zukünftg nicht mehr Bestandteil der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) sein sollten.

Im eigentlichen Umsetzungsprojekt wurde großer Wert darauf gelegt, zukünftige Prozessbeteiligte, Prozessverantwortliche und Prozessmanager in gemeinsamen Workshops zur Prozessaufnahme zusammenzuführen, um die Kommunikation und Prozessorientierung innerhalb der Commerz Real zu stärken und bestehende Abweichungen aus vorhandenem Anweisungswesen und gelebter Praxis herauszuarbeiten. Gleichzeitig stellte das Expertenwissen von Procedera sicher, hierbei die aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Bei der End-to-End-Aufnahme der Prozesse wurde durch eine konsequente Verzahnung der prozessualen Elemente mit den weiterführenden Informationen der Prozess oder nichtprozessualen Rahmendokumenten komplexe Inhaltszusammenhänge strukturiert und gleichzeitig eine intuitive Lesbarkeit erreicht. Somit wurde die Benutzerfreundlichkeit des Anweisungswesens deutlich erhöht.

Zusätzlich wurden die Steuerungsmöglichkeiten des Managements durch die Berücksichtigung wichtiger Themen, wie beispielsweise das Interne Kontrollsystem bei der Prozessmodellierung, verbessert.

Ferner wurden in den Workshops eine große Anzahl von sofort realisierbaren Optimierungsmöglichkeiten erkannt und direkt umgesetzt sowie weitere komplexe Optimierungspotentiale für die Zukunft aufgelistet und dem Management zur Verfügung gestellt.

Das Ziel einer deutlichen Straffung des Anweisungswesens wurde erreicht, indem nicht mehr relevante Inhalte erkannt und vorhandene Redundanzen aufgelöst wurden. Über die Konzeption und Durchführung von Schulungen wurde sichergestellt, dass die Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang aus der Phase der Prozesserstaufnahme in den späteren Regelbetrieb geschaffen wurden.

Zusammenfassend liegt der Erfolg des Projektes in:

  • Einer sauberen Konzeption, die sich im zukünftigen Anweisungswesen wiederfindet
  • Einem konsequenten Zusammenführen der Prozessbeteiligten
  • Einer ganzheitlichen End-to-End-Aufnahme der Prozesse
  • Einer Verzahnung der prozessualen und nichtprozessualen Anweisungsinhalte zur Sicherstellung einer intuitiven Benutzerführung
  • Einer Projektbegleitung während der gesamten Umsetzungsphase

Download: Erfahrungsbericht als PDF


Überblick: Das ist der Procedera OHB-Check

Procedera empfiehlt den OHB-Check als Grundlage für einen prozessorientierten Umbau des Organisationshandbuchs sowie als Ausgangsbasis für notwendige Aktualisierungen.

Die Kernleistungen von Procedera im Einzelnen:

  • Passgenauer OHB-Check garantiert innerhalb von drei Wochen
  • Abschlussgespräch & Vorabstimmung mit beteiligten Fachabteilungen
  • Ergebnisbericht des OHB-Checks inklusive Optimierungsvorschläge
  • Darstellung einer möglichen Projektplanung inklusive Aufwandsschätzung
  • Obligatorische Vorstandspräsentation gemeinsam mit der Fachabteilung

Interaktiv: So funktioniert der OHB-Check


100 Prozent Klarheit in drei Wochen.

Procedera durchleuchtet das Organisationshandbuch und legt Verbesserungspotenziale offen: inhaltlich, methodisch, technisch und regulatorisch – garantiert.

Gründe für eine Überprüfung des Organisationshandbuchs (OHB) gibt es viele: Ein Wechsel des Kernbankensystems, überalterte Anweisungen, interne oder externe Prüfungsfeststellungen (Revisionsmoniten), eine Fusion oder auch nur das Gefühl, dass mit dem Organisationshandbuch etwas nicht stimmt. Häufig finden sich Mitarbeiter auch nicht mehr zurecht und nutzen das OHB trotz seiner aufsichtsrechtlichen und alltäglichen Relevanz bei der Arbeit nur unzureichend. Banken und Führungskräfte, die wissen wollen, wo sie stehen, können sich innerhalb von nur drei Wochen Klarheit verschaffen.

Interaktiv: So funktioniert der OHB-Check


Detailanalyse des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch gehört zu den ausgewiesenen Kernkompetenzen von Procedera, von der Analyse über die Neukonzeption bis hin zur prozessorientierten Umsetzung. Banken und Sparkassen erhalten von unseren versierten Bank-Fachexperten und langjährigen Organisationsspezialisten die Garantie, dass innerhalb von drei Wochen alle Handbücher und Anweisungen eines Unternehmens gelesen, analysiert, bewertet und mögliche Verbesserungspotenziale sowie Handlungsempfehlungen im Organisationshandbuch identifiziert sind. Die qualifizierte Sichtung und Bewertung des bestehenden Organisationshandbuchs umfasst:

  • Identifikation von Redundanzen, Widersprüchen und Möglichkeiten zur Vereinheitlichung
    (Wie kann man das OHB optimieren, verschlanken und verbessern?)
  • Überprüfung des OHB auf Vollständigkeit und Notwendigkeit der einzelnen OHB-Kapitel
    (Wie kann man das OHB verändern, anpassen und überarbeiten?)
  • Untersuchung der vorhandenen OHB-Gliederungsstruktur
    (Wie kann man das OHB nutzerfreundlich strukturieren, verbessern und optimieren?)
  • Bewertung von Redaktionsprozess und OHB-Grundsätzen
    (Wie kann man Änderungen im OHB zeitnah und vollständig sicherstellen?)
  • Analyse der technischen Plattform des OHB
    (Wie kann man das OHB digitalisieren?)

Darüber hinaus schöpft Procedera aus jahrzehntelanger Projekterfahrung, um Vorschläge zur inhaltlichen, strukturellen, technischen und methodischen Überarbeitung zu entwickeln. Dazu gehören auch eine vollständige Projektplanung sowie eine Vorbereitung auf die Umsetzung und bedarfsweise auch dessen Durchführung. Dabei versteht sich Procedera als Partner für die Fachabteilung und nicht als Aufseher oder Prüfer. Gemeinsam stellt das Projektteam mit einem festen Ansprechpartner im Haus die Ergebnisse zusammen und stimmt diese mit den hausinternen Experten ab.


Fünf Argumente für den OHB-Check:

  1. Umfassendes Bild über die Qualität der OHB-Inhalte
  2. Vollständiger und detaillierter Überblick über Handlungsbedarfe im OHB
  3. Darstellung von risikorelevanten & aufsichtsrechtlich notwendigen Anpassungen
  4. Objektive Experteneinschätzung zu allen Facetten des OHB, insbesondere zu Gliederung, Technik und Methodik
  5. Die Procedera-Garantie: Klarheit innerhalb von drei Wochen

Ein modernes Organisationshandbuch stellt Konzernrichtlinien prozessorientiert dar und hebt die prozessorientierte Ablauforganisation über die funktionsorientierte Aufbauorganisation.

Die Bankaufsicht schreibt das Führen eines Organisationshandbuchs (OHB) als Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) zwingend vor. Alternative Bezeichnungen lauten SfixO, Unternehmenshandbuch oder vereinfacht: Richtlinien, Konzernrichtlinien oder Regelwerk. Procedera spricht einheitlich von Schriftlich fixierter Ordnung oder Organisationshandbuch und meint dabei die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen.

Wir melden uns gern bei Ihnen.

Hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Rufnummer / E-Mail-Adresse. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Ich habe die Hinweise zum Datenschutz gelesen und erkläre mich mit Absenden des Formulars mit diesen einverstanden.


Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf


Junker_Claudia_web_NEUES CI

Claudia Junker
Gründerin & Geschäftsführerin

E claudia.junker@procedera.de
T +49 308600822-0
XING-Profil besuchen
LinkedIn-Profil besuchen

So unterstützen wir Sie

Organisationshandbuch und Prozessmanagement

Das Organisationshandbuch ist das Gründungsmoment von Procedera: Die Idee ist eine Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) – aufgeräumt, schlank, aktuell und regulatorisch sicher. Procedera begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Implementierung einer prozessorientierten und anwenderfreundlichen Organisationshandbuch-Lösung.

Mehr erfahren

Neuausrichtung der Organisationsabteilung

In Zeiten ständigen Veränderungsdrucks setzen viele Banken darauf, Organisationsabteilungen zu einer Inhouse-Beratung umzubauen. Procedera begleitet Sie bei der Entwicklung einer starken Bankorganisation, die als interner Dienstleister organisatorische und prozessuale Veränderungen in der Bank vorantreibt.

Mehr erfahren