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OHB-Projekte: Gesetzliche Grundlagen

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Quo vadis OHB, UHB, SfO oder SfixO? - Die Aufsicht schreibt Banken vor, Anweisungen schriftlich vorzuhalten. Best Practice ist dabei ein prozessorientiertes Organisationshandbuch (OHB). Deutsche Banken sind im Zugzwang: Der Gesetzgeber schreibt vor, Geschäftsaktivitäten nur auf Basis von schriftlichen Organisationsrichtlinien durchzuführen. Diese Organisationshandbücher – oder: Schriftlich fixierte Ordnung – reichen jedoch bereits in die 60er Jahre des 20. Jahrhunderts zurück.


Grundlagen

Ursprünglich bezeichnet die Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) das Anweisungswesen einer Bank oder Sparkasse. Neben diesem „offiziellen“ Begriff gehören jedoch auch das Organisationshandbuch (OHB), Unternehmenshandbuch (UHB), Anweisungswesen, SfixO, Richtlinien, Regelwerk oder Interimsanweisungen zu den gebräuchlichen Ausdrücken. In der Praxis haben sich SfO und OHB als maßgebliche Bezeichnungen durchgesetzt. SfO oder OHB meint die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen eines Unternehmens. Die Bankenaufsicht macht diese Regelwerke unverzichtbar.

Gesetzliche Vorgaben zum OHB

Jede Bank in Deutschland ist verpflichtet, die hausinternen Organisationsrichtlinien schriftlich festzuhalten und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Das schreibt die BaFin mit den Mindestanforderungen an das Risikomanagement ausdrücklich vor (vgl. MaRisk AT 5, TZ 1). Banken haben auch nur begrenzt Einfluss auf die konkrete Ausgestaltung. AT 5 MaRisk listet die mindestens erforderlichen Inhalte für ein OHB auf. Diese umfassen:

  • Regelungen für die Aufbauorganisation und Ablauforganisation sowie zur Aufgabenzuweisung, Kompetenzzuordnung und zu den Verantwortlichkeiten,
  • Regelungen hinsichtlich der Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und Controlling-Prozesse,
  • Regelungen zur internen Revision,
  • Regelungen, die die Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben wie Datenschutz oder Compliance gewährleisten
  • und Regelungen zu Verfahrensweisen bei wesentlichen Auslagerungen.

Darüber hinaus finden sich auch im Kreditwesengesetz Anforderungen, die sich auf die OHB-Dokumentation auswirken. Neben Konzepten und Strategien gehören dazu vor allem Prozesse, beispielsweise zur Identifizierung, Beurteilung, Steuerung und Überwachung von Risiken (vgl. §§ 25a, 25c KWG). Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich eine prozessorientierte Darstellung des Anweisungswesens, um die erforderliche Transparenz zu schaffen.

Uneinheitliche Definitionen vermeiden

Transparenz ist auch hinsichtlich der Begrifflichkeiten geboten. Häufig verschwenden die Institute zu viele Ressourcen damit, verschiedene Ausdrücke definitorisch voneinander abzugrenzen, statt sich auf die Verwendung nur einer spezifischen Bezeichnung zu einigen. Das gilt auch für verschiedene Unterarten von Anweisungen, die sich in vielen Organisationshandbüchern findet: Ob Richtlinie, QM-Anweisung, Orga-Anweisung, Handbuch, Regel, Interimsanweisungen, Geschäftsanweisung oder Arbeitsanweisung – die sprichwörtlichen Bäume verstellen den Blick auf den Wald. Das führt in der Praxis zur parallelen Verwendung der Ausdrücke und sorgt so für Unklarheiten in den Abläufen. Im schlimmsten Fall verwirrt die Begriffsvielfalt die Anwender und verhindert eine effektive Suche nach bestimmten Anweisungen. Zudem schleichen sich häufig Redundanzen ein, da ein und dieselben Inhalte mit unterschiedlichen Bezeichnungen im OHB gepflegt werden.

Haftungsrisiken beachten

Darüber hinaus besteht eine nicht zu unterschätzende Gefahr darin, dass sich die redundant gepflegten Inhalte im Rahmen der Pflege verselbständigen, auseinanderentwickeln und schließlich sogar widersprechen. Das wiederum ruft die Bankenaufsicht auf den Plan und kann unter Umständen auch die Verantwortlichen in die Bredouille bringen. Denn die haften: „Geschäftsleiter sind für die ordnungsgemäße Geschäftsorganisation des Instituts verantwortlich …“ – so steht es im Gesetz (§ 25a Abs. 1 KWG). Zu einer ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation zählt vor allem das bereits angesprochene Risikomanagement. An dieser Stelle macht der Gesetzgeber konkrete Vorgaben, vom Verfahren zur Sicherstellung der Risikotragfähigkeit über Notfallkonzept bis hin zu einem integrierten Internen Kontrollsystem (IKS, vgl. § 25a KWG). Das Haftungsrisiko ergibt ebenfalls aus dem Gesetz sowie der klaren Verantwortlichkeit bei der Geschäftsleitung (vgl. § 25c Abs. 3 KWG). Im äußersten Fall droht sogar die persönliche Haftung.

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