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Interview „CoBees sind etwa viermal so schnell wie ein Mensch.“

Muth Markus kleiner

Vor drei Jahren hat die Commerzbank damit begonnen, Prozesse systematisch mit Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. „Wir nennen das Smart Automation“, sagt Markus Muth, einer von vier für RPA verantwortlichen Projektleitern. „Bei Robotern haben viele Kollegen zuerst an die orangefarbenen Fertigungsarme eines Industrieroboters gedacht – das ist es aber nicht.“ Die Roboter der Commerzbank haben sogar einen eigenen Namen: CoBee.


Herr Muth, warum haben Sie sich neue Namen für RPA ausgedacht?

Wir haben viel mit Prozessverantwortlichen und internen Kunden diskutiert und einige hatten tatsächlich das Bild von einem großen mechanischen Arm vor Augen, der am Computer arbeitet und tippt. RPA ersetzt zwar manuelle Eingaben in Anwendungen, aber die tatsächliche Arbeit übernimmt ein Computerskript. Mit Smart Automation kommen wir davon weg, uns einen mechanischen Ersatz für eine manuelle Aufgabe vorzustellen.

CoBee klingt ziemlich niedlich. Was genau ist das?

Eine CoBee ist, vereinfacht gesagt, ein digitaler Kollege. Wir haben ihn CoBee genannt, weil er uns Aufgaben abnimmt – wie ein fleißiges Bienchen. So ist das Bild einer Commerzbank-Biene entstanden und schließlich die Kurzform CoBee. Damit wollen wir auch klarmachen, dass RPA uns unterstützen soll und niemand wegen dieser Form von Automatisierung um seinen Job fürchten muss. Abstrakte Begriffe wie RPA und ein falsches Bild vom Kollegen Roboter schüren solche Ängste.

Ein Computerskript ist doch aber tatsächlich viel schneller als ein Mensch?

Das stimmt. Unsere CoBees sind je nach Prozess bis zu viermal schneller als wenn wir manuell arbeiten würden – dies hängt vor allem von der Geschwindigkeit der verwendeten Systeme ab. Aber nicht alle Abläufe eignen sich gleich gut für RPA. Am besten eignen sich repetitive Tätigkeiten, die sehr oft durchgeführt werden und sich nicht vermeiden lassen. Fachkollegen mussten beispielsweise händisch Daten aus einem Ticket-System in ein Buchungssystem übertragen. CoBees übernehmen die ungeliebten Aufgaben, die notwendig sind, aber vor allem Zeit kosten. RPA heißt für uns entlasten; das fachliche Know-how bleibt dabei in der Bank.

Wie anspruchsvoll darf die Arbeit sein, die eine CoBee verrichtet?

Anspruchsvoll darf die Aufgabe durchaus sein, sofern sie sich regelbasiert abbilden lässt. Zusätzlich sollte die Tätigkeit einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen. Wir nutzen CoBees auch bei den gesetzlich vorgeschriebenen KYC-Prozessen (Know Your Customer), um Kunden eindeutig zu identifizieren. Dafür durchsucht das Skript Informationssysteme und stellt alle erforderlichen Daten zusammen. Unsere Fachexperten übernehmen den Vorgang, wenn CoBee bereits alle benötigten Unterlagen gesammelt hat und sparen sich allein dadurch bis zu vier Stunden Aufwand. Das ist eine große Entlastung, da der gesamte Vorgang innerhalb vorgeschriebener Servicelevels abgeschlossen sein muss.

CoBees tragen also richtig zur Wertschöpfung bei. Wie würden Sie die Rolle von RPA innerhalb der Gesamtbank beschreiben?

RPA spielt eine strategische Rolle bei der Digitalisierung, die CoBees unterstützen uns dabei, die damit verbundenen Ziele zu erreichen. Wenn wir innerhalb des Hauses über CoBees informieren, zeigen wir eine Präsentation mit einem Pokal, auf dem der zweite Platz eingraviert ist. Auf dem ersten Platz stehen von vorne bis hinten durchgängig digitale Prozesse. Die CoBees sind uns behilflich, wenn wir nicht sofort auf eine volldigitale Lösung umstellen können.

Können Sie uns einige praktische Beispiele für gute Anwendungsfälle geben?

RPA hilft uns, wenn wir die eigentlichen IT-Systeme nicht anpassen können, um die manuellen Schritte zu digitalisieren, beispielsweise wenn es externe Systeme sind oder wir keine Ressourcen dafür haben. Oder wenn plötzlich neue Aufgaben entstehen, für die kurzfristig keine IT-Systeme verfügbar sind und wir ein neues Team aufbauen müssten. In solchen Fällen kommen CoBees ins Spiel, weil sie uns ermöglichen, unsere eigentlichen Ziele weiter zu verfolgen.

Klingt, als sei RPA mehr ein Heftpflaster als eine dauerhafte Lösung.

Wenn wir in diesem Bild bleiben wollen, würde ich sagen, dass Pflaster in keinem Verbandskasten fehlen dürfen. Aber es stimmt, wir behandeln mit CoBees Symptome, bis wir sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt heilen können. Wir müssen uns darüber im Klaren sein, dass wir mit RPA
die Frontends der Systeme für die Automatisierung nutzen, also ein Pflaster über einen zwischen zwei Systemen bestehenden Medienbruch kleben. Das funktioniert sehr gut.

Wie groß ist die RPA-Landschaft bei der Commerzbank inzwischen?

Wir haben heute etwa 80 per Smart Automation automatisierte Prozesse in Produktion und weitere 40 in der Projektphase. Eine weitere interessante Kennziffer ist die Anzahl der durchgeführten Transaktionen: Wir haben im letzten Jahr fast sieben Millionen Transaktionen mit CoBees durchgeführt. Das reicht von Wertpapierkursen, die täglich angepasst werden müssen, über Rechte, die geprüft, umgeschlüsselt und neu vergeben werden müssen, bis hin zu Sondertilgungen, an denen unsere Bienen beteiligt sind. An einigen Prozessen arbeiten bis zu zehn CoBees parallel.

Geht da nicht manchmal der Überblick verloren, wo überall CoBees arbeiten?

Die betriebliche Stabilität wird von unseren Controllern sichergestellt. Sieben Mitarbeiter überwachen im Zwei-Schicht Betrieb den täglichen Einsatz der CoBees. Bei Prozessabbrüchen oder wenn Prozessänderungen notwendig sind, übernimmt das Maintenance Team, geht auf Fehlersuche und nimmt kleinere Anpassungen vor.

Das spricht für eine zentrale Steuerung von RPA.

Absolut. RPA ist ja nichts weiter als ein Softwareprodukt. Dieses müssen wir testen, warten und genau wie jede andere Anwendung sicher einführen und betreiben. Einige Regeln leiten sich auch direkt aus gesetzlichen Vorgaben ab. RPA-Lösungen müssen beispielsweise revisionssicher sein. Anders ausgedrückt: wir betreiben den gleichen Aufwand wie für eine IT-Anwendung. Darum nehmen wir den Fachbereichen, die das sonst von der Pike auf lernen müssten, diese Arbeiten ab. Rund 90 Prozent des Aufwands einer Automatisierung erbringen wir als Service für die prozessverantwortlichen Bereiche.

Was ist mit Dokumentationspflichten, die ja häufig auch gelten.

Wir dokumentieren nachvollziehbar, wann welche CoBee was gemacht hat. Das Logging findet auch in den von CoBees bedienten Zielsystemen statt, wie es bei dem manuellen Prozess auch der Fall war. Wir realisieren auch zusätzliche Anforderungen der Prozessverantwortlichen für Protokolle oder Qualitätssicherungen.

Sie lindern mit Ihren CoBees also vor allem Schmerzen, mit denen sich die Fachbereiche plagen. Kann jeder einfach auf Sie zukommen und anfangen, Prozesse zu automatisieren?

Gerne nehmen wir jede Idee auf, die die Fachbereiche an uns herantragen. Vor der Automatisierung prüfen wir dezidiert, ob der Prozess geeignet ist. Als Kompetenzcenter haben wir einen AnalyseProzess entwickelt, um die Wirtschaftlichkeit der Automatisierung zu prüfen. Springt die Ampel überall auf grün, wird der Prozess mit dem Management priorisiert, erst dann fangen wir an umzusetzen.

Sie nehmen also eine Bewertung vor, wenn die Fachbereiche auf Sie zukommen...

... oder wenn einer unserer Scouts aus den Fachbereichen geeignete Prozesse entdeckt. Wir nutzen unsere Expertise auch dafür, den Blick unserer Kollegen dafür zu schulen, welche Aufgaben für eine CoBee geeignet sind und wie viel Aufwand dabei auf uns zukommt. Es ist ja nicht damit getan, einen Prozess zu finden, und die Klickpfade nachzuahmen. Häufig weichen die manuellen Arbeitsschritte von den automatisierten ab, zum Beispiel, weil weitere Kontrollen benötigt werden, um die Qualität zu verbessern. Und wir überlegen uns auch, ob wir einen Prozess so optimieren können, dass sich die CoBees einfacher programmieren lassen oder sogar bestehende RPA-Module nochmals eingesetzt werden können.

Was meinen Sie mit bestehenden RPA Modulen, die sie erneut einsetzen?

Die Skripte sind modular aufgebaut. Wenn in unterschiedlichen Prozessen die gleichen Anwendungen und Eingabemasken benutzt werden, brauchen wir das nur einmal zu entwickeln und verwenden dieses Modul für alle. Das erleichtert uns auch eventuell notwendige Anpassungen. Wir müssen dafür nur das jeweilige Modul anpassen und alle Prozesse aktualisieren sich automatisch. Ein Kriterium, wenn wir neue Vorgänge für RPA vorbereiten, ist deshalb auch, ob wir zumindest Teile daraus schon kennen. Dann geht die Automatisierung des neuen Prozesses natürlich schneller.

Erleben Sie manchmal auch Herausforderungen, mit denen Sie zunächst nicht gerechnet haben? 

Das kommt vor. Nicht selten fühlt sich ein Prozess für Menschen völlig intuitiv an, dafür aber die richtigen Regeln zu finden, ist nicht immer einfach. Wir brauchen ja immer einen strukturierten und
digitalen Auslöser, um eine CoBee zu starten: ein Klick in einem Online-Formular oder digitale Dokumente. Wenn die Daten aber unstrukturiert ankommen, wie etwa in einer frei formulierten EMail, müssen wir uns dafür gute Auslöser überlegen. Sonst können die CoBees nicht losfliegen.

Herzlichen Glückwunsch zu diesem hohen RPA-Reifegrad. Eine letzte Frage: Was gefällt Ihnen persönlich an RPA besonders?

Ich habe gut 25 Jahre IT-Funktionen für die Personalabteilung entwickelt, betreut und SupportTeams aufgebaut. Jetzt bekomme ich einen viel vollständigeren Blick auf die Bank, weil wir für unsere CoBees viel mit anderen Fachbereichen zusammenarbeiten. Das macht sehr viel Freude.

Herr Muth, vielen Dank für das Gespräch.


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Das Interview ist ein Auszug aus dem diesjährigen Marktüberblick der Procedera Consult GmbH. Möchten Sie noch mehr lesen? Dann finden Sie hier den Marktüberblick.


Markus M. Muth

Markus M. Muth koordiniert als Business Analyst Lead RPA-Lösungen für die Commerzbank und bildet Scouts aus, die innerhalb der Fachbereiche für „CoBees“ geeignete Prozesse aufspüren. Der Informatiker arbeitet seit mehr als 27 Jahren bei der Commerzbank, zuletzt als Abteilungsleiter für HR IT-Systeme. Derzeit betreut Muth Automatisierungsprojekte und fungiert als Key Account zu verschiedenen Bereichen der Bank, um diese beim Thema RPA zu begleiten.

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