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Interview „Wir sehen ein großes Potential zum Einsatz von digitalen Workflows“

Gloria Johanna Brasch kleiner

Banken, die ein prozessorientiertes Organisationshandbuch aufbauen wollen, fühlen sich häufig erschlagen von der schieren Menge an zu berücksichtigenden Abläufen. Gloria-Johanna Brasch ist Head of Risk Controlling and Corporate Management bei der Commerz Real und gibt Entwarnung: „Die Dokumentation der Prozesse lohnt sich, als Basis zur Automatisierung, dann kann man viele Quick Wins erzielen.“ Das Spezialinstitut hat bereits seit einigen Jahren seine Geschäftsprozesse in BPMN modelliert und ist aktuell dabei verstärkt Workflows einzuführen.


Frau Brasch, was meinen Sie mit „Quick Win“ im Prozessmanagement?

Wir konzentrieren uns im Moment darauf, vor allem die internen Abläufe zu digitalisieren und als Workflows abzubilden. Dafür nutzen wir den Standard BPMN 2.0 in Signavio. Und auf den ersten Blick fällt es manchen Kollegen schwer, zu glauben, dass Prozesse zu visualisieren wirklich so viel bringt. Aber das tut es. Die meisten unserer Prozesse sind bereits modelliert und erlauben gerade den Fachbereichen, ihre Fachkonzepte besser auf die Straße zu bringen. Nun sind sie in der Lage das prozessseitig selbst abzubilden. Wir gewinnen dadurch an Geschwindigkeit und haben durch Umfragen in den Fachbereichen schnell über 60 Prozesse identifizieren können, die man einfach mittels Workflow abbilden kann. Das sehen wir als Quick Win an.

Warum sind solche schnellen Erfolge für Sie so wichtig?

Die Commerz Real gehört im besten Sinne zu den klein- und mittelständischen Unternehmen, zumindest was die Größe angeht. Wir bewegen zwar eine ganze Menge, tun das aber mit einem überschaubaren Team. Meine Aufgabe als Prozessmanagerin besteht darin, Prozesse zentral zu koordinieren, also formale Dinge zu prüfen, wie die Gültigkeit oder Logik eines Prozesses, und Fachbereiche zu Prozessen zu beraten. Die Modellierung dagegen findet meist direkt in den Fachbereichen statt. Darum schulen wir die Bereiche nach und nach, damit sie künftig selbst Workflows erstellen können – und darum sind schnelle Erfolge wichtig.

Wo stehen Sie derzeit was die Fähigkeit Ihrer Bereiche angeht, Prozesse zu modellieren?

Ich mag zwar Schnelligkeit, aber uns geht es vor allem um die Qualität unserer Prozesse. Deshalb überstürzen wir nichts und boarden einen Bereich nach dem anderen on. Bei so gut wie jedem zweiten ist die Saat schon gestreut. Als nächstes bauen wir interne Communities für Prozessmanagement und das Thema Workflow auf, damit ureigenes Know-how entsteht und die Bereiche spüren, dass sie auch künftig unabhängig bleiben. Da sind wir wieder bei den Quick Wins. Uns geht es darum, zu zeigen, dass wir alle etwas von den modellierten Workflows haben.

Wenn Sie einen neuen Bereich an Bord geholt haben, wie sieht das praktisch aus?

Anfangs möchte ich vor allem Sicherheit vermitteln, damit die Kollegen souverän mit der Modellierungs-Software Signavio umgehen lernen. Beispielsweise werde ich gefragt, ob ein bestimmter Prozess geeignet ist, um ihn als Workflow abzubilden. Dafür haben wir einen kleinen Eignungstest entwickelt. Die Palette an möglichen Prozessen reicht vom Postkorb bis zum Genehmigungsprozess. Generell gilt, dass sich Prozesse als Workflow abzubilden immer dann lohnt, wenn sie viele Stationen abdecken und die Beteiligten voneinander abhängig sind, wie etwa bei einer Genehmigung. Ist alles ausgewählt, geht es ans Modellieren. Häufig sehen wir durch die Pfeile und Kästen in Signavio ziemlich schnell, wie komplex ein Prozess wirklich ist und an welchen Stellen wir noch besser werden können.

Wie genau arbeiten Sie mit den Workflows, nachdem Sie sie erhoben haben?

Ein wesentlicher Treiber ist, dass wir über die Workflows steuern können, wer wann mit welcher Aufgabe betraut ist. Das schließt auch digitale Dokumente ein. Obwohl wir heute schon sehr viel digital unterstützen, setzen wir immer noch intern zu viel Papier ein. Durch ein Workflow-System geht die Genehmigung von Dokumenten oder Vorgängen deutlich schneller von der Hand. Die typischen „Ich drucke ein Formular aus, unterschreibe es, scanne es ein und schicke es per Mail weiter“-Vorgänge werden durch einen schlanken komfortablen Genehmigungsprozess als Workflow abgebildet. In einer nächsten Ausbaustufe sind auch für externe Prozesse der Einsatz von digitalen Signaturen über den Signavio-Workflow möglich und geplant.

Die Engine führt die Prozesse also nicht selbst aus?

Richtig, dafür wäre unser Geschäft nicht durchgehend geeignet, weil wir viel mit individuellen Vorgängen gerade nach extern arbeiten. Was uns aber hilft, ist zu verstehen, wie die Dokumente durch das Haus wandern, wer beteiligt ist, wer freigeben muss und vor allem, dass alle Leute, die
handeln müssen, vom System auch dazu aufgefordert werden. Wir regeln über eine Aufgabensteuerung, was von wem zu erledigen ist. Dadurch organisieren wir unseren Arbeitsplatz.

Das bedeutet aber auch, dass das System ohne Schnittstellen auskommt.

Das stimmt. Stand heute verwalten wir über die Workflow-Engine die Arbeitsplätze. Wenn wir von einer Anwendung in eine andere wechseln, müssen wir im Workflow-System bestätigen, dass wir die im anderen System zu erledigenden Aufgaben tatsächlich erledigt haben. APIs zuzulassen ist aber bereits als nächste Ausbaustufe geplant.

Schießen Sie nicht mit Kanonen auf Spatzen, wenn Sie die Workflows nur nutzen, um die Abläufe besser zu koordinieren statt sie gleich mit zu automatisieren?

Das mag auf den ersten Blick so wirken. Unser Geschäft ist allerdings so komplex, dass so gut wie immer auch das menschliche Hirn gefragt ist, um Verträge zu bewerten, Entscheidungen zu treffen oder individuelle Vereinbarungen abzuschließen. Bei uns eröffnen Kunden ja nicht zigmal am Tag auf immer die gleiche Weise ein Girokonto, unser Geschäft ist viel spezieller. Uns hilft allerdings enorm, dass das System Durchlaufzeiten misst und auch weitere Kennzahlen ausgewertet werden können. Unsere Abläufe schlank zu halten und stetig zu verbessern, lässt sich durch die modellierten Workflows viel besser machen als bislang.

Was raten Sie einer Bank, die einen ähnlichen Weg einschlagen will wie die Commerz Real?

Schnell weg von schriftlichen Anweisungen, die im Fließtext abgefasst sind. Wir haben 2014 mit Procedera die ersten Workshops angefangen und sind uns selbst jetzt viel mehr als die sechs Jahre voraus, die uns das bisher gekostet hat. Ich selbst bin zwar erst seit 2019 dabei, kann aber sagen, dass ich für diese Vorarbeit dankbar bin.

Wie sehen die nächsten Schritt bei Ihnen aus?

Wir stellen die nächsten Bereiche um, verankern das Prozesswissen breiter in der Organisation und wir öffnen die Workflow-Engine für kundennahe Prozesse. Bei Finanzierungen und Ankäufen beispielsweise ist auch noch zu viel Papier im Spiel. Das wollen wir rausnehmen, um die Abläufe zu beschleunigen und schneller wieder zurück beim Kunden zu sein. Je besser diese BackofficeProzesse laufen, desto besser funktioniert das auch im Front-Office. Und das merken auch die
Kunden. Wir heben hier also die nächste geistige Trennung auf und denken wieder auf einer Ebene höher im Prozess und nicht mehr im Silo.

Frau Brasch, vielen Dank für das Gespräch.


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Das Interview ist ein Auszug aus dem diesjährigen Marktüberblick der Procedera Consult GmbH. Möchten Sie noch mehr lesen? Dann finden Sie hier den Marktüberblick.


Gloria-Johanna Brasch

Gloria-Johanna Brasch ist Head of Risk Controlling and Corporate Management bei der Commerz Real. In der Abteilung Risk Controlling und Consulting koordiniert sie die Prozesse im Haus und sorgt dafür, dass sich die wesentlichen Methoden im Prozessmanagement innerhalb der Organisation verbreiten. Sie ist Ansprechpartnerin für alle Bereiche, die bereits Prozessmanagement eingeführt haben.

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Gloria Johanna Brasch kleiner

Gloria-Johanna Brasch
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